Controle de estoque: como fazer o sistema bater com a prateleira

Controlar estoque é saber o que entrou, o que saiu e o que deveria estar na prateleira. A dificuldade quase nunca está na conta, e sim na disciplina de registrar cada movimento. Estes passos ajudam a organizar a rotina.

Comece pelo catálogo

Cada produto precisa de um código único. Sem isso, o mesmo item acaba cadastrado duas vezes e o saldo se divide. Defina também categoria, marca e código de barras, se houver. Um catálogo limpo evita boa parte dos erros futuros.

Registre o saldo pelas movimentações

O saldo não deve ser um campo editável. Ele é o resultado de todas as entradas, saídas e ajustes. Assim, quando houver diferença, você consegue voltar no histórico e descobrir onde ela surgiu.

As movimentações mais comuns são:

• Entrada: recebimento de mercadoria comprada.
• Saída: venda confirmada ou peça usada em um serviço.
• Ajuste: correção após contagem, sempre com responsável.

Dê baixa no momento certo

Um pedido em rascunho ainda não deve mexer no estoque. A baixa acontece quando a venda é confirmada. Na compra, a entrada acontece quando a mercadoria chega de verdade, e não quando o pedido é feito.

Defina o estoque mínimo

O estoque mínimo é a quantidade que dispara a reposição. Para calcular uma primeira versão, considere quanto você vende por dia e quantos dias o fornecedor leva para entregar. Depois ajuste com a experiência: uma folga maior para itens que não podem faltar, menor para os de pouca saída.

Conte por amostragem

Parar a loja para contar tudo é caro. Em vez disso, conte um grupo de produtos por semana e comece pelos de maior giro e maior valor. Se a diferença se repetir em um produto, investigue o processo antes de ajustar o número.

Revise o que está parado

Olhe a lista de produtos sem saída há muito tempo. Mercadoria parada é dinheiro parado, e uma promoção ou devolução ao fornecedor pode valer mais que manter o item no depósito.